Excelia est l'un des premiers groupes d'enseignement supérieur français, doté d'une envergure internationale. Composé d'une business school, d'une école de tourisme et d'une école de communication, Excelia accueille 6500 étudiants sur quatre campus ( La Rochelle, Tours, Orléans, Paris) . Le groupe bénéficie également d'un réseau solide de 45 000 diplômés.

Les écoles d'Excelia sont reconnues par des labels et accréditations prestigieuses telles que EESPIG, AACSB, EQUIS, AMBA et TedQual pour le tourisme. Ces distinctions attestent de la qualité et de l'excellence de ses programmes académiques.

Excelia recrute un.e Assistant.e au sein du pôle Opérations, sur le campus de La Rochelle en CDD de remplacement, à temps plein.

Vous jouez un rôle clé la dans planification des cours et l’organisation des examens . Vous êtes garant(e) de l’optimisation de l’utilisation des locaux et du bon déroulement des sessions d’examens et tout en respectant les calendriers et les procédures en vigueur.

Vos principales missions incluront les activités suivantes :

Planification :

• Participer à l'élaboration du calendrier académique.
• Paramétrer les outils via l'ERP AURION : création de groupes, arborescences, etc.
• Planifier les emplois du temps en collaboration avec les différents programmes et optimiser l’utilisation des salles.
• Répondre aux demandes ponctuelles de réservation de locaux.

Reporting et coordination :

• Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer une communication fluide avec les parties prenantes.

Organisation des sessions d’examens :

• Collecter, envoyer en reprographie et gérer les sujets d’examens.
• Préparer les feuilles d’émargement et organiser les documents nécessaires.
• Assurer la gestion des copies : distribution, archivage et double correction.

Gestion des sessions d’examens (Jour J) :

• Superviser le bon déroulement des épreuves.
• Alerter les programmes en cas d'incident ou de fraude.

Profil recherché

Poste à pourvoir dès que possible, nous recherchons un(e) candidat(e) rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens du service et une appétence forte pour les outils bureautiques.

Compétences requises :

• Technique : Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel) et ERP (AURION).
• Organisation : Capacité à anticiper, prioriser et gérer les imprévus.
• Relationnel : Esprit d’équipe, sens de l’accueil et de la communication.

Formation et expérience :

• Une première expérience en organisation, planification ou gestion administrative est un atout.
• Formation : Bac+2 minimum en gestion, administration ou équivalent.